E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931; in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigen Formate.
Erklärung
Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern ein Bild einer Rechnung. Gefordert ist ein Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen einliest. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ausstellen muss es sie an andere inländische Unternehmen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Öffentliche Auftraggeber verlangen sie schon länger.
XRechnung ist das reine XML für Behörden und Vergabeplattformen. ZUGFeRD (international Factur-X) bettet dieselben Daten in ein PDF ein, das ein Mensch lesen und eine Software auslesen kann; es eignet sich für gewöhnliche Geschäftskunden. Beide beruhen auf EN 16931.
Smart Business erzeugt beides aus derselben Rechnung: XRechnung 3.0 als Datei und ein PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten. Die Zahlen stammen in beiden Fällen aus dem festgeschriebenen Abzug des Belegs, sie können also nicht auseinanderlaufen.
In der Gegenrichtung liest Smart Business XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD als Eingangsrechnung ein. Die Datei wird dafür in der App geöffnet; einen automatischen Abruf aus dem E-Mail-Postfach gibt es nicht.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelung, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
In der Praxis: E-Rechnung im Handwerk ansehen.