Was rechtlich gilt
Ob Ihr Betrieb zum Baugewerbe im Sinne des § 2a SchwarzArbG zählt, hängt an der Tätigkeit, nicht am Namen des Gewerks. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Steuerkanzlei.
Wie die Erfassung künftig genau aussehen muss, will der Gesetzgeber im Arbeitszeitgesetz regeln. Im Juni 2026 ist dazu ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt geworden; beschlossen ist er nicht (Stand dieser Seite).
| Grundlage | Was | Für wen |
|---|---|---|
| EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 | Mitgliedstaaten müssen ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorschreiben | alle Arbeitgeber in der EU |
| BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 | Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG | alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer, spätestens am siebten Tag danach, zwei Jahre aufbewahren | Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG, darunter das Baugewerbe |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren | alle Arbeitgeber |
Was auf der Baustelle schiefgeht
- Der Stundenzettel entsteht am Freitag aus dem Gedächtnis.
- Ein Mitarbeiter ist an einem Tag bei drei Kunden, auf dem Zettel steht einer.
- Die Kolonne schreibt gemeinsam auf, wer wann wo war, und keiner weiß es genau.
- Die Zeit für die Lohnabrechnung und die Zeit für die Rechnung werden zweimal erfasst und passen nicht zusammen.
Arbeitszeit und Zeit am Auftrag sind zwei Dinge
Die Arbeitszeit ist die Zeit, die ein Mitarbeiter für den Betrieb arbeitet. Sie gehört in den Stundenzettel und in die Lohnabrechnung. Die Zeit am Auftrag ist der Teil davon, der einem Kunden zugeordnet ist. Sie gehört in die Kalkulation und, bei Abrechnung nach Aufwand, in die Rechnung.
Viele Programme lösen das mit zwei Uhren: einer Stempeluhr und einer Uhr je Auftrag. In der Erprobung mit Elektrobetrieben haben wir gesehen, wohin das führt: zwei Uhren, zwei Ergebnisse, und keiner weiß, welches stimmt. In smart-business gibt es deshalb eine Uhr je Person. Die Kachel am Auftrag ist nur ein Griff auf diese eine Uhr; sie heftet die laufende Zeit an den Auftrag.
Warum unsere Stempeluhr keinen Pausenknopf hat
Die Stempeluhr in smart-business ist ein Knopf mit zwei Zuständen: Einstempeln und Ausstempeln. Wer Pause macht, stempelt aus, und die Pause ist die Lücke zwischen zwei Abschnitten. Ein dritter Zustand hätte nur die Frage aufgeworfen, was der Unterschied zwischen Pause und Feierabend ist, und beim Vergessen dasselbe Ergebnis geliefert.
Am Auftrag gibt es trotzdem Start, Pause und Stopp. Dort bedeutet Pause aber nur: Die Zeit läuft weiter, gehört aber gerade nicht zu diesem Auftrag.
Vom Stempel zur Rechnung
- Bei der Abnahme schließt die App den Zeitabschnitt am Auftrag und schreibt ihn sofort in den Stundenzettel.
- Beim Stopp am Auftrag fragt die App nach ein paar Stichworten. Auf Knopfdruck macht die AI daraus einen Arbeitsbericht, den Sie vor dem Speichern ändern können. Er steht später als Tätigkeit im Stundenzettel.
- Bei Abrechnung nach Aufwand wird die Arbeitszeit je Person zur Rechnungsposition, zum Stundensatz des Mitarbeiters.
- Der Stundenzettel aller Mitarbeiter eines Monats geht als CSV an die Lohnabrechnung, das Monatsprotokoll als PDF mit einem Blatt je Mitarbeiter zum Unterschreiben.
Prüfliste für ein Zeiterfassungssystem
Das Bundesarbeitsgericht verlangt kein bestimmtes Gerät, aber ein System, das Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst. Daraus ergeben sich diese Fragen:
- Werden Beginn, Ende und Dauer je Tag erfasst, nicht nur eine Summe?
- Erfasst jeder Mitarbeiter selbst, am selben Tag, auch ohne Netz?
- Können Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten einsehen?
- Lassen sich die Aufzeichnungen zwei Jahre lang abrufen?
- Kommt der Stundenzettel ohne Abtippen in die Lohnabrechnung?
- Landet die Zeit am Auftrag ohne zweite Erfassung in der Rechnung?
Was smart-business dafür hat
Eine Stempeluhr je Person in der Kopfleiste, die Zeit am offenen Auftrag, Stundenzettel als CSV für den Lohn und ein Monatsprotokoll als PDF. Berichte zeigen Stunden je Mitarbeiter.
Was die App nicht kann
- Zeiten von Kollegen im Trupp kommen erst nach deren Ausstempeln in die Stunden des Auftrags.
- Eine Anbindung an ein bestimmtes Lohnprogramm gibt es nicht; die Übergabe läuft über die CSV.
Häufige Fragen
Muss ein kleiner Handwerksbetrieb Arbeitszeit erfassen?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Nach heutiger Rechtsprechung nicht; verlangt ist ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Ein Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung vor, ist aber nicht beschlossen.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Für steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnkonten gelten längere Fristen; fragen Sie Ihre Steuerkanzlei.
Zählt die Fahrt zur Baustelle als Arbeitszeit?
Das hängt am Einzelfall, etwa ob die Fahrt vom Betrieb aus mit dem Firmenwagen beginnt oder von zu Hause. Eine verlässliche Antwort für Ihren Betrieb gibt Ihre Kammer oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, Bundesarbeitsgericht
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, Gerichtshof der Europäischen Union
- § 17 MiLoG: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 2a SchwarzArbG: Mitführungs- und Vorlagepflicht, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 16 ArbZG: Aushang und Arbeitszeitnachweise, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- Bas kündigt Entwurf für Arbeitszeitgesetz an, Legal Tribune Online