Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen beiden Seiten vereinbart sein.
Ein PDF, das per Mail verschickt wird, ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Es ist ein Bild der Rechnung, das die Buchhaltung des Empfängers abtippen oder auslesen muss.
Die Fristen
| Umsätze | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnungen müssen angenommen werden können | Papier oder PDF weiter erlaubt |
| 2027 | wie oben | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; darunter Papier oder PDF weiter erlaubt |
| ab 2028 | wie oben | E-Rechnung Pflicht für alle |
Für 2027 gibt es eine weitere Ausnahme: Rechnungen, die per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden, dürfen bis Ende 2027 ein anderes Format haben (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Für die meisten Handwerksbetriebe spielt das keine Rolle.
Wen die Pflicht zum Ausstellen nicht trifft
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmen im Inland (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ihre Rechnungen dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV).
Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, aber Sie brauchen ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne Ansicht für Menschen. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie, meist über eine Empfangsplattform mit Leitweg-ID.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz: Der Mensch liest das PDF, die Software den Datensatz. Für gewöhnliche Geschäftskunden ist das oft die bequemere Wahl. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD nur in den Profilen ab EN 16931; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Anzeigeprogramm | ja, als PDF |
| Typischer Empfänger | Behörden, öffentliche Auftraggeber | Geschäftskunden |
| Herausgeber | KoSIT (Bund und Länder) | FeRD |
Woran es in der Praxis hakt
Die Steuer wird nach EN 16931 je Steuersatz auf die Summe der Zeilennettos gerechnet, nicht je Zeile. Wer jede Zeile einzeln rundet, liegt bei vielen kleinen Positionen um Cent daneben, und genau das prüfen Empfangsplattformen nach. Wir haben das beim Bau der E-Rechnung in smart-business selbst erlebt und rechnen seitdem PDF, Bildschirm und XML aus derselben Aufstellung.
Der zweite häufige Grund für Rückweisungen sind fehlende Pflichtangaben: Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Leistungsdatum, vollständige Anschrift des Empfängers. Eine Software sollte eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben gar nicht erst versenden lassen.
- Ein Programm oder Postfach, in dem eingehende XRechnungen lesbar werden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID in den Stammdaten
- Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID am Kunden
- Rechnungsnummern ohne Lücken, Korrektur nur per Stornorechnung
- Testrechnung an die eigene Steuerkanzlei, bevor die Pflicht greift
So macht es smart-business
Aus jeder Rechnung entstehen beide Formate: die XRechnung 3.0 als XML-Datei und ein PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten im Profil EN 16931. Die Zahlen kommen in beiden Fällen aus derselben Steueraufstellung wie das PDF auf dem Bildschirm.
Die Kleinunternehmerregelung ist ein Schalter in den Stammdaten. Abgeschlossene Rechnungen sind unveränderlich, korrigiert wird per Stornorechnung mit eigener Nummer.
Was die App nicht kann
- Das ZUGFeRD-PDF ist kein zertifiziertes PDF/A-3. Systeme, die den Anhang auslesen, kommen an die Daten; eine formale PDF/A-3-Prüfung besteht die Datei nicht. Wer das verlangt, bekommt die XRechnung.
- Eingehende E-Rechnungen liest die App nicht ein. Für den Empfang brauchen Sie ein eigenes Programm oder die Lösung Ihrer Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG gilt nur für Leistungen an andere Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Privatkunden bekommen weiter eine Rechnung auf Papier oder als PDF.
Ist ein PDF per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Ein gewöhnliches PDF ist eine sonstige Rechnung und für Umsätze an Unternehmen nur noch in der Übergangszeit bis Ende 2026, bei kleineren Betrieben bis Ende 2027 erlaubt.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Beim Ausstellen nicht: Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
Welches Format will das Bauamt?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung, eingereicht über ihre Empfangsplattform mit der Leitweg-ID, die der Auftraggeber Ihnen nennt.
Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelung, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen
- XRechnung, Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
- ZUGFeRD, Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)