Wozu sie dient
- Nachweis: Ab der Abnahme läuft die Frist für Mängelansprüche, bei Bauwerken fünf Jahre (§ 634a BGB). Was in fünf Jahren strittig ist, entscheidet sich an der Dokumentation von heute.
- Abrechnung: Wer nach Aufwand oder nach Menge abrechnet, braucht Zeiten, Material und Aufmaß, die der Kunde nachvollziehen kann.
- Übergabe: Der Kunde, der nächste Handwerker oder der eigene Kollege muss wissen, wo eine Leitung liegt und was verbaut ist.
Was hineingehört
| Zeitpunkt | Was | Warum |
|---|---|---|
| Vorher | Fotos vom Zustand, Vorschäden, vereinbarter Umfang | Damit niemand später Vorschäden Ihnen zuschreibt |
| Freigabe | Umfang und Preis, vom Kunden bestätigt | Grundlage für Rechnung und Abnahme |
| Während | Zusatzleistungen mit Unterschrift, Material, Arbeitszeit, Notizen mit Uhrzeit | Mehrkosten nur mit Zustimmung |
| Vor dem Verschließen | Fotos von Leitungen, Rohren, Dämmung | Was in der Wand verschwindet, ist sonst nicht mehr zu zeigen |
| Abnahme | Abschlussfotos, Unterschrift, offene Mängel mit Frist | Beginn der Gewährleistung, Fälligkeit der Vergütung |
| Danach | Pläne, Leitungswege, Prüfprotokolle | Wartung, Reparatur, spätere Prüfungen |
Fotos, die später Ärger sparen
- Gesamtansicht und Detail, damit klar ist, wo das Detail liegt
- Vorschäden, bevor Sie anfangen
- Leitungen und Rohre vor dem Verputzen oder Verkleiden, mit Zollstock im Bild
- Typenschilder von verbauten Geräten
- Zusatzleistungen vorher und nachher
- Zustand nach der Reinigung, bei der Abnahme
Zusatzleistungen: erst unterschreiben, dann ausführen
Ein häufiger Streitpunkt bei Handwerkerrechnungen ist nicht die vereinbarte Leistung, sondern das, was unterwegs dazukam. Wer eine Zusatzleistung vor der Ausführung mit Beschreibung, Grund und Preis unterschreiben lässt, muss später nicht diskutieren.
In smart-business wird eine Zusatzleistung nur berechnet, wenn der Kunde sie unterschrieben hat. Danach ist sie in der Datenbank nicht mehr änderbar.
So entsteht sie in der Auftragskarte
In smart-business trägt jeder Auftrag eine Auftragskarte mit fünf Kacheln. Jede ist jederzeit antippbar; ein großer Knopf schlägt den nächsten sinnvollen Schritt vor. Ein Sicherungstausch braucht keinen Plan, eine neue Unterverteilung schon.
| Kachel | Was festgehalten wird |
|---|---|
| Foto | Arbeitsfoto, weitere Wände, ein Bauplan als Bild. Freiwillig. |
| Plan | Bauteile aus dem Katalog aufs Foto, Leitungen einzeichnen; nach einer Kalibrierung an bekannter Strecke hat jede Leitung echte Meter. Die Stückliste rechnet mit, inklusive Zugabe je Leitung. Freiwillig, braucht ein Foto. |
| Freigabe | Der Kunde sieht im Kundenmodus Titel, Positionen und Summe und unterschreibt. Bei Abrechnung nach Aufwand gibt er Material und Stundensatz frei. Freiwillig. |
| Arbeit | Die Zeit läuft am Auftrag. Foto mit Notiz, Material vom Kassenbon, Zusatzleistung mit Unterschrift, Notiz einsprechen; jeder Eintrag trägt seine Uhrzeit. |
| Abnahme | Positionen prüfen, bis zu vier Abschlussfotos, Unterschrift. Danach geht die Zeit in den Stundenzettel und das Material vom Lager. |
Die Dokumentation für den Kunden
Aus der Auftragskarte entsteht in smart-business eine Installationsdokumentation als PDF: Kunde, Ort, Leistung und Datum, eine kurze Zusammenfassung der Arbeit (auf Knopfdruck von der AI aus den Notizen geschrieben oder von Hand), der Plan mit Leitungen und Bauteilen, eine Liste der Leitungen mit Metern, Vorher und Nachher sowie die Fotos mit Notiz und Uhrzeit.
Im Kundenportal sieht der Kunde die Fotos mit Notizen, den Auftragsstatus, Angebote und Rechnungen.
Was dabei noch fehlt
Die Auftragskarte deckt den Weg vom ersten Foto bis zur Abnahme ab. Diese Teile einer vollständigen Baustellendokumentation hat smart-business noch nicht:
Was die App nicht kann
- Kein eigenes Abnahmeprotokoll mit Mängeln, Fristen und Vorbehalten. Die Unterschrift bei der Abnahme speichert die App, im PDF steht sie nicht.
- Keine Mängelliste mit Frist am Auftrag; Mängel gibt es nur im Prüfwesen.
- Kein Bautagebuch je Tag über mehrere Aufträge eines Projekts.
- Fotos tragen keinen Datums- oder Ortsstempel im Bild; im PDF steht bei Einträgen nur die Uhrzeit.
- Plan und Bauteilkatalog sind auf Elektroinstallation zugeschnitten.
- Ohne Netz bleiben Fotos zunächst auf dem Gerät und werden spätestens bei der Abnahme hochgeladen.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ich Baustellendokumentation aufbewahren?
Mindestens bis zum Ende der Frist für Mängelansprüche, bei Bauwerken fünf Jahre ab der Abnahme (§ 634a BGB). Rechnungen und Buchungsbelege haben eigene steuerliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO); fragen Sie dazu Ihre Steuerkanzlei.
Gilt eine Unterschrift auf dem Tablet?
Für die Abnahme schreibt das Gesetz keine Form vor (§ 640 BGB). Eine Unterschrift auf dem Tablet ist deshalb als Nachweis brauchbar, wenn klar ist, was unterschrieben wurde. Geben Sie dem Kunden eine Kopie dessen, was er unterschrieben hat.
Muss ein Handwerksbetrieb ein Bautagebuch führen?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für Handwerksbetriebe gibt es nicht. Bei größeren Bauvorhaben verlangt es oft der Vertrag oder die Bauleitung. Unabhängig davon ist eine Dokumentation je Auftrag der beste Schutz bei Streit um Rechnung und Mängel.
Was ist der Unterschied zwischen Baustellendokumentation und Aufmaß?
Das Aufmaß hält Mengen und Maße für die Abrechnung fest. Die Baustellendokumentation umfasst mehr: Zustand, Freigaben, Zusatzleistungen, Zeiten, Fotos und die Abnahme. Das Aufmaß ist ein Teil davon.
Quellen
- § 634a BGB: Verjährung der Mängelansprüche, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 640 BGB: Abnahme, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de