Wofür ein Betrieb sie braucht
Jeder Auftrag läuft durch dieselbe Kette: Anfrage, Angebot, Auftrag, Ausführung mit Zeit, Material und Fotos, Abnahme, Rechnung, Buchhaltung. In vielen Betrieben wechselt der Auftrag dabei mehrmals das Medium. Der Zettel aus dem Transporter wird abends abgetippt, die Fotos liegen auf einem privaten Handy, die Stunden kommen am Freitag aus dem Gedächtnis.
Eine Handwerkersoftware lohnt sich dort, wo sie diese Wechsel abschafft. Der Maßstab ist nicht die Zahl der Funktionen, sondern die Frage, ob ein Geselle auf der Baustelle damit arbeitet und ob am Ende die Rechnung aus dem entsteht, was vor Ort erfasst wurde.
Die Funktionen im Überblick
| Bereich | Was sie können sollte | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Kunden und Aufträge | Kundenstamm, Auftrag mit Ort, Fotos und Notizen | Lässt sich ein Auftrag auf dem Handy anlegen, ohne Pflichtfelder fürs Büro? |
| Angebote | Positionen, Kostenvoranschlag oder Festpreis, Umwandlung in den Auftrag | Wird aus dem angenommenen Angebot der Auftrag mit denselben Positionen? |
| Termine | Kalender für Einsätze, Zuordnung zu Mitarbeitern | Sieht der Geselle seinen Tag, ohne zu telefonieren? |
| Zeiterfassung | Beginn, Ende, Dauer, Zeit am Auftrag | Gibt es einen Stundenzettel für den Lohn und Arbeitszeit für die Rechnung? |
| Material | Bestand, Bedarf, Bestellung, Verbrauch am Auftrag | Bucht der Abschluss eines Auftrags das Material ab? |
| Dokumentation | Fotos, Abnahme mit Unterschrift, Dokumentation als PDF | Kann der Kunde vor Ort auf dem Gerät unterschreiben, und steht die Unterschrift im PDF? |
| Rechnung | Pflichtangaben nach § 14 UStG, E-Rechnung, Mahnung, Storno | Welches E-Rechnungsformat entsteht: XRechnung, ZUGFeRD oder beides? |
| Buchhaltung | Übergabe an die Steuerkanzlei | DATEV-Buchungsstapel oder einfache CSV? Lassen Sie sich eine Beispieldatei geben. |
| Team | Rollen, Rechte, Einladung | Prüft der Server die Rechte, oder blendet nur die Oberfläche etwas aus? |
| Betrieb | Offline, mehrere Geräte, Datenexport | Arbeitet die App im Keller ohne Netz weiter? Kommen Sie an alle Daten? |
Prüfliste für die Auswahl
Diese Fragen trennen in der Vorführung schnell, was eine Software kann, von dem, was im Prospekt steht. Lassen Sie sich jede Antwort am Gerät zeigen.
- Läuft die Software auf dem Gerät, das auf der Baustelle ohnehin dabei ist, und arbeitet sie ohne Netz weiter?
- Kann ein Mitarbeiter einen Auftrag vor Ort in unter einer Minute anlegen?
- Welche E-Rechnungsformate entstehen, und besteht die Datei eine Prüfung (etwa im Validator der KoSIT)?
- Was genau geht an die Steuerkanzlei? Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches Format sie braucht, und lassen Sie sich eine Beispieldatei geben.
- Können Sie alle Daten jederzeit exportieren, und in welchem Format?
- Wer sieht was? Sieht ein Geselle Umsätze, oder nur seine Aufträge?
- Wie wird Arbeitszeit erfasst, und gibt es einen Stundenzettel für den Lohn?
- Unterschreibt der Kunde Freigabe und Abnahme direkt auf dem Gerät?
- Gibt es eine Testphase mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten?
- Was kostet ein weiterer Nutzer, und was passiert mit den Daten nach einer Kündigung?
Ein Kern, und was je Gewerk dazukommt
Kunde, Auftrag, Zeit, Material und Rechnung sind in jedem Betrieb gleich. Was je Gewerk dazukommt, ist meist eine eigene Pflicht oder ein eigenes Dokument: beim Elektriker die wiederkehrende Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 mit Protokoll, im Heizungsbau die Wartung in festen Abständen, bei Malern und Bodenlegern das Aufmaß nach Fläche.
Eine Software, die für jedes Gewerk ein eigenes Produkt verkauft, teilt den Betrieb, sobald er mehr als ein Gewerk anbietet. Fragen Sie deshalb, ob die gewerkspezifischen Teile als zuschaltbares Modul im selben Programm liegen.
Woran Sie ehrliche Anbieter erkennen
Jede Software hat Grenzen. Ein Anbieter, der sie nicht nennen kann, kennt sie entweder nicht oder will sie nicht nennen. Fragen Sie ausdrücklich: Was kann Ihre Software nicht? Welche Funktion ist in Erprobung? Gibt es Kundenreferenzen, die ich anrufen darf?
Wir halten es selbst so: smart-business ist in Erprobung, es gibt keine Kundenreferenzen und kein Marktstartdatum. Was die App nicht kann, steht unten.
So setzt smart-business das um
smart-business beginnt auf der Baustelle: Jeder Auftrag hat eine Auftragskarte mit fünf Kacheln (Foto, Plan, Freigabe, Arbeit, Abnahme). Aus der Abnahme werden Rechnung und Lagerabgang, im Fachmodul Elektro auf Knopfdruck auch das Prüfobjekt. Die Rechnung entsteht nach § 14 UStG als XRechnung 3.0 oder als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten.
Die App läuft im Browser und als installierbare App auf Tablet und Handy und arbeitet ohne Netz weiter. Chef, Meister, Geselle und Azubi sehen jeweils nur, was ihre Rolle braucht; das prüft der Server. Alle Funktionen sind in allen Tarifen enthalten, 30 Tage zum Ausprobieren.
Was die App nicht kann
- Für die Steuerkanzlei entsteht eine CSV mit den Buchungen eines Zeitraums, kein DATEV-Buchungsstapel. Die Konten ordnet die Kanzlei zu.
- SEPA-Lastschriften verwaltet die App nicht.
- Das ZUGFeRD-PDF ist kein zertifiziertes PDF/A-3; wer das verlangt, bekommt die XRechnung als XML.
- Eingehende E-Rechnungen liest die App nicht ein.
- Das einzige Fachmodul ist bisher Elektro. Weitere Gewerke kommen erst, wenn sie mit Betrieben gebaut sind.
Häufige Fragen
Was kostet eine Handwerkersoftware?
Die Preise hängen vor allem an der Zahl der Nutzer und daran, ob einzelne Funktionen extra kosten. Vergleichen Sie den Preis für Ihren ganzen Betrieb über ein Jahr, mit allen Nutzern und Modulen, die Sie brauchen. smart-business kostet 79 Euro im Monat für einen Nutzer und 230 Euro für bis zu fünf Nutzer, jeweils mit allen Funktionen und inklusive Mehrwertsteuer.
Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt eine Handwerkersoftware?
Zwei Pflichten machen sie auch für kleine Betriebe wahrscheinlicher: Rechnungen an andere Unternehmen müssen spätestens ab 2028 als E-Rechnung ausgestellt werden, und Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Beides geht auch ohne Software, kostet dann aber Zeit am Schreibtisch.
Reicht eine Tabellenkalkulation nicht aus?
Für Rechnungen an Privatkunden lange Zeit ja. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist aber ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, den eine Tabelle nicht erzeugt. Dazu fehlen einer Tabelle die Unterschrift des Kunden, Fotos am Auftrag und der Weg von der Baustelle ins Büro.
Woran erkenne ich, ob eine Software zum Gewerk passt?
Daran, ob die Pflichten Ihres Gewerks abgebildet sind, nicht an einer Branchenauswahl beim Anmelden. Im Elektrohandwerk ist das etwa das Prüfprotokoll nach DGUV Vorschrift 3 mit Wiedervorlage. Lassen Sie sich genau diesen Ablauf vorführen.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelung zur E-Rechnung, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Arbeitszeiterfassung), Bundesarbeitsgericht