Ein DATEV-Export übergibt Buchungsdaten so an die Steuerkanzlei, dass sie dort ohne Abtippen eingelesen werden. Das Format, das DATEV dafür festlegt, heißt Buchungsstapel. Viele Programme liefern stattdessen eine einfache CSV, in der die Kanzlei die Konten selbst zuordnet. Welche Form Sie brauchen, entscheidet Ihre Kanzlei, nicht die Software.
Warum DATEV im Handwerk eine Rolle spielt
Viele Steuerkanzleien in Deutschland arbeiten mit Programmen der DATEV eG. Was der Betrieb liefert, muss dort hinein: Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen. Je weniger die Kanzlei abtippen oder zuordnen muss, desto weniger Rückfragen gibt es.
Was im DATEV-Buchungsstapel steht
Der Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format mit einer festen Kopfzeile. Sie beginnt mit der Kennung EXTF und nennt unter anderem Berater- und Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres und die Länge der Sachkonten. Darunter folgt je Buchung eine Zeile mit festen Spalten, darunter:
- Umsatz und Soll-/Haben-Kennzeichen
- Konto und Gegenkonto nach dem Kontenrahmen der Kanzlei, etwa SKR 03 oder SKR 04
- BU-Schlüssel für die Steuer
- Belegdatum und Belegfeld 1, meist die Rechnungsnummer
- Buchungstext
Buchungsstapel oder einfache CSV?
Im Buchungsstapel ordnet die Software jede Buchung schon einem Konto zu. Das spart der Kanzlei Arbeit, setzt aber voraus, dass Kontenrahmen und Zuordnung vorher mit ihr abgestimmt sind. Stimmt die Zuordnung nicht, entsteht die Arbeit an anderer Stelle.
Eine einfache CSV enthält die Buchungen ohne Konten, die Kanzlei ordnet zu. Das ist weniger bequem, aber ehrlich: Die Kanzlei bekommt keine Datei, die wie ein Stapel aussieht und sich doch nicht einlesen lässt. Fragen Sie vorher:
- Liest die Kanzlei einen Buchungsstapel ein, und mit welchem Kontenrahmen?
- Will sie lieber Belege, etwa E-Rechnungen als XML, statt fertiger Buchungen?
- Für welchen Zeitraum und wie oft soll geliefert werden?
- Lassen Sie sich eine Beispieldatei aus der Software geben und von der Kanzlei probeweise einlesen.
So macht es Smart Business
Smart Business erzeugt keinen DATEV-Buchungsstapel. Der Knopf heißt „CSV für die Kanzlei“ und liefert die Buchungen eines Zeitraums mit Datum, Art (Einnahme oder Ausgabe), Bruttobetrag, Buchungstext und einer Kennung je Buchung. Konten und Steuerschlüssel ordnet die Kanzlei zu.
Bis zum 2. Oktober 2026 hieß derselbe Knopf „DATEV-Export“. Die Datei sah aus wie ein Buchungsstapel, war aber keiner, und die Kanzlei musste abtippen. Wir haben den Namen geändert, statt etwas zu versprechen, das die Datei nicht hält. Ein echter Buchungsstapel kommt erst nach Absprache mit Steuerkanzleien.
Die Rechnungen selbst gehen als E-Rechnung an die Buchhaltung: als XRechnung und als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten.
In der Praxis: smart-business ansehen.
Quellen
- DATEV-Format (Buchungsstapel), DATEV eG, Entwicklerportal